Les rôles d'un syndic

Les rôles d'un syndic

Le syndic assure les prestations légales quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété. L’article 577-8 §4 du Code Civil définit la mission du syndic comme suit : 

  1. Exécuter et faire exécuter les décisions prises par l’assemblée générale ; 
  2. Accomplir tous actes conservatoires et tous actes d’administration provisoire ; 
  3. Administrer les fonds de l’association des copropriétaires. Dans la mesure du possible, ces fonds doivent être intégralement placés sur divers comptes, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de roulement et un compte distinct         pour le fonds de réserve; tous ces comptes doivent être ouverts au nom de l'association des copropriétaires ; 
  4. Représenter l'association des copropriétaires, tant en justice que dans la gestion des affaires communes ; 
  5. Fournir le relevé des dettes visées à l'article 577-11, § 2 (article qui définit les renseignements à communiquer au notaire lors d’une vente), dans les trente jours de la demande qui lui en est faite par le notaire ; 
  6. Communiquer à toute personne occupant l'immeuble en vertu d'un droit personnel ou réel mais ne disposant pas du droit de vote à l'assemblée générale, la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit ses demandes ou observations relatives aux parties communes qui seront à ce titre communiquées à l'assemblée. La communication se fait par affichage, à un endroit bien visible, dans les parties communes de l'immeuble. 
  7. Transmettre, si son mandat a pris fin de quelque manière que ce soit, dans un délai de trente jours suivant la fin de son mandat, l'ensemble du dossier de la gestion de l'immeuble à son successeur ou, en l'absence de ce dernier, au président de la dernière assemblée générale. (Y compris la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion, tout sinistre, un historique du compte sur lequel les sinistres ont été réglés, ainsi que les documents prouvant l'affectation qui a été donnée à toute somme qui ne se retrouve pas sur les comptes financiers de la copropriété) 
  8. Souscrire une assurance responsabilité couvrant l'exercice de sa mission et de fournir la preuve de cette assurance; en cas de mandat gratuit, cette assurance est souscrite aux frais de l'association des copropriétaires ; 
  9. Permettre aux copropriétaires d'avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, de toutes les manières définies dans le règlement de copropriété ou par l'assemblée générale, et notamment par un site internet ; 
  10. Conserver, le cas échéant, le dossier d'intervention ultérieure ; 
  11. Présenter, pour la mise en concurrence visée à l'article 577-7, § 1er, 1°, d) une pluralité de devis établis sur la base d'un cahier des charges préalablement élaboré ; 
  12. Soumettre à l'assemblée générale ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières ; 
  13. Solliciter l'autorisation préalable de l'assemblée générale pour toute convention entre l'association des copropriétaires et le syndic, ses préposés, ses proches, parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus, ou ceux de son conjoint jusqu'au même degré. Il en est de même des conventions entre l'association des copropriétaires et une entreprise dont les personnes susvisées sont propriétaires ou dans le capital de laquelle elles détiennent une participation ou dans laquelle elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont elles sont salariées ou préposées. Lorsqu'il est une personne morale, le syndic ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l'assemblée générale, contracter pour le compte de l'association des copropriétaires avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital ; 
  14. Tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l'assemblée générale et la transmettre aux copropriétaires, et au notaire, à la première demande faite au syndic, dans le cadre de la transcription d'actes qui sont transcrits à la conservation des hypothèques conformément à l'article 1er, alinéa 1er, de la loi hypothécaire du 16 décembre 1851, les noms, adresses, quotités et références des lots des autres copropriétaires ; 
  15. Tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Règlement d’Ordre Intérieur( R.O.I) ; 
  16. Préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles. Ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires. Ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets.

 

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